İş dünyasında işler karmaşıklaştıkça ve yöneticilerin sorumlulukları arttıkça, yöneticilerin zaman problemleri baş göstermeye başlar. Özellikle inovatif, dışa dönük şirketlerde bu duruma çok sık rastlanır.
Her işe yetişmeye çalışan yöneticilerden özellikle zaman konusunda yakınmaları duyarız. Hal böyle iken zaman yönetimi kavramı her yöneticinin gündeminde olmalıdır. Zaman yönetimi ile çalışanların zamanlarının nasıl daha iyi ve daha verimli kullanabilecekleri planlanır. Zamanı ileri yada geri sarmak, depolamak ve üretmek mümkün değildir. O halde bu değerli varlığımızın en etkili şekilde kullanımı ciddi anlamda gündemimizde olmalıdır.
Çoğunlukla yaşanılan en ciddi zaman kaybının nedeni plansızlıktır. İş süreçlerinde ve görev dağılımındaki organizasyon bozukluğu, belirsizlikler içinde yapılan toplantılar ve görüşmeler, sonuçlandırılamamış anlaşmalar ve kararlar yaşanacak zaman kaybının başlıca nedenidir. Aslında zamanı planlamak sanıldığı gibi güç değildir. Bu işi büyük şirketlerde yöneticilerin asistanları, küçük ve orta büyüklükteki şirketlerde ise yöneticilerin kendileri yapar. Çoğunlukla çalışanlar yazılı bir plan oluşturmayı, küçük notlar almayı ve bu plana bağlı kalmayı sevmezler. Sonuç olarak unutkanlık ve önemli ayrıntıların gözden kaçırılması kaçınılmaz olur. Gereksiz gibi görünen birçok ayrıntı ileriki süreçlerde ciddi zaman kaybı ve umulmadık anda fazladan iş olarak karşımıza çıkar.
İş süreçlerinde net kararlar alamayan ve yaşanan sorunların çözümünü erteleyen çalışanlar gelecekte daha büyük sorunlar ile önemli zaman kayıpları yaşamaktadır. Çoğu işletmede en önde gelen zaman kaybı, yöneticilerin yetki devri ve sorumluluk paylaşımı esnasında yaşanır. Yetki devrini ve sorumluluk paylaşımını güç kaybı ve otorite zayıflığı olarak görmek, aşılması gereken ciddi bir problemdir. Yöneticiler tüm yetkiyi kendilerinde toplamak isterler ama her işe yetişecek zamana sahip olamazlar. Profesyonel işletmelerde bu durum tanımlanmış iş planları, iş talimatları ve iş tanımları ile çözülür. Hızlı karar almanın önemli olduğu günümüzde atak organizasyonlar yetki devri ve sorumluluk paylaşımı ile yaratılır. Üst yönetimin yöneticilikten yönlendiriciliğe soyunması daha doğru bir çözümdür.
İş hayatında zaman kaybına sebep olan bir diğer sorun hayır diyememektir. İç ve dış müşterilerden gelen talepler değerlendirilip olumlu veya olumsuz net bir cevap verilmelidir. Müşteriyi kaybetmemek veya bir çalışanı kırmamak için fazladan iş yüklenmek ciddi anlamda zaman problemleri yaratabilirken aynı zamanda yapılan işin kalitesini de düşürebilmektedir.
Şirketlerde üst yöneticiler telefon ve yazışmalarla önemli zaman harcarlar. Şirketlere gelen her telefonun genel müdüre bağlanması onun iş yükünü arttıracak ve verimliliğini azaltacaktır. Bu noktada sekreterlerin rolü önemlidir, gelen telefonlar ilgili birimlere aktarılmalıdır. İşine hakim, sizi anlayan ve inisiyatif kullanabilen çalışanlar yöneticilere önemli zaman kazandırırlar.
İşlerinizi yaparken önem sırasını belirleyin ve işleri en önemliden başlayarak yapın. Önemsiz işlerin çözümünü ve uygulanmasını astlara devrederseniz hem iş yükünüzü azaltarak zaman kazanırsınız hemde çalışanların kendilerine olan güvenlerini arttırırsınız. Tüm yetkiyi kendinizde toplayarak her işi yapmaya çalışmak ciddi bir zaman israfıdır. Çok çalışmak maharet değildir, önemli olan zamanınızı etkin ve verimli kullanmaktır.
Günümüz teknoloji çağıdır, teknolojinin nimetlerinden yararlanmak etkili bir zaman yönetimi aracıdır. Bilgisayar sistemleri, barkod okuyucular, karar alma ve yönetim programları hem iş gücünü azaltacak hemde gereksiz zaman kayıplarını önleyecektir. Sık kullanılan evraklar, yerleşme ve ulaşım düzeni, depo, yemekhane, arşiv gibi birimler iş süreçlerine uygun tesis edildiği takdirde etkili bir zaman kullanımına aracılık edecektir.
Sonuç olarak; işlerinizi mutlaka önem sırasına göre planlayın ve küçük notlar alıp kayıt tutmayı ihmal etmeyin.
Günlük yapılacaklar listesi oluşturun ve bugünün işini yarına bırakmayın.
Görev ve sorumluluk dağılımı yaparak yetkili her birimi düzenleyin.
İşin oluş ve yapılış tarzını belirleyerek standartlaştırın, sorunların çözümü için çalışanların inisiyatif kullanmasına izin verin.
Otonomi ve özerklik kavramları sizi ürkütmesin, yetki dağıtımını teşvik edin.
Bilgisizlik ciddi zaman kaybı nedenidir, eğitime önem verin. İşini bilen elemanlar size zaman kazandırır yeni fırsatlar yaratır.
Gereksiz görüşme ve yazışmaları eleyin, her birimin ilgi ve iletişim alanlarını belirleyin.
Teknolojiden yararlanmayı bilin ve dikkatinizi dağıtan her şeyi kendinizden uzak tutun.
Aynı anda birden fazla iş yapmaya çalışmayın, bir işi bitirin diğerine başlayın mümkünse başkasına devredin. Unutmayın hataları düzeltmek için harcadığınız zaman, o işi yapmak için harcadığınız zamanın iki katıdır.
Çalışma esnasında kısa aralıklarla dinlenin, dikkatinizi toplayın devam edin. Bu sizin verimliliğinizi daha çok arttıracaktır.
Posta kutunuzu sık sık kontrol etmeyin, bu sizin dikkatinizi dağıtacak ve konsantrasyonunuzu bozacaktır. Bunun için belirli aralıklar belirlemeniz sizin için daha iyi olacaktır.
Çözemediğiniz bir sorun için kendinizi zorlayarak inatlaşmayın, biraz ara verin dinlenin mümkünse yardım alın. Farklı bir bakış açısı kazanmak o sorunun çözümünde size yardımcı olacaktır.
İş sorunlarınızı eve, ev sorunlarınızı işe getirmeyin. Her sorun kendi yerine aittir, başka sorunlarla zaman kaybederek verimliliğinizi azaltmayın.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder